VERKSAMHETSBESKRIVNING (2019-06-04)
ALLMÄNT
Denna arbetsbeskrivning har tagits fram för att tydliggöra arbetet i styrelsen och skapa kontinuitet i verksamheten. Beskrivningen ska uppdateras vid behov.
STADGAR OCH FORMALIA FÖR KÄRLEKSÖRTENS SAMFÄLLIGHETFÖRENING
Adress: Kärleksörtens Samfällighetsförening, Box 5119, 165 12 Hässelby.
Organisationsnummer: 716417–2681.
Kärleksörtens Samfällighetsförening förvaltar gemensamhetsanläggningen Kärleksörten ga:1 och är i sin verksamhet skyldig att följa anläggningsbeslut och stadgar.
Anläggningsbeslutet omfattar:
Fastigheter som ingår i gemensamhetsanläggningen är Kärleksörten 9-118 och 120-123. I sektion II ingår även tomträtten till Kärleksörten 7 (dagiset). Ägarna till ingående fastigheter är medlemmar i samfällighetsföreningen.
Vad som exakt ingår i gemensamhetsanläggningen, vilket område som upplåtits för dessa samt andelstal finns angivet i anläggningsbesluten. Dessa finns att tillgå på samfällighetens hemsida.
Medlemsförteckningen uppdateras årligen av kassören i samband med upprättandet debiteringslängd.
Samfälligheten har en parkeringspolicy godkänd av stämman.
Äldre dokumentation i pappersform förvaras i ett plåtskåp i fiber-centralen. Årsmötesprotokoll äldre än år 2000 finns in-scannade på CD.
Stadgarnas innebörd:
Stadgarna finns att tillgå på samfällighetens hemsida. I korthet är innebörden av stadgarna följande:
Ett stort antal punkter i stadgarna beskriver styrelsens arbete.
Medlem i föreningen är ägare till fastighet som ingår i gemensamhetsanläggningen. Ägaren har rätt att nyttja fibersystem, sopsystem, hemsida, garageplats, parkeringsplats, gång- och cykelvägar, lekplatser och grönområden tillhörande samfälligheten.
Fastigheternas gränser framgår av kartor tillgängliga på hemsidan. Tidigare styrelse har i vissa fall gett fastighetsägare rätt att tills vidare nyttja delar av för samfälligheten upplåtet område. Föreningen har rätt att utan ersättning återta upplåtna markområden.
Medlem blir kallad och har rätt att delta på årsstämma och har där rätt att med en röst per fastighet delta i omröstningar. Medlem har rätt att till årsstämma inlämna motion(er) senast under december månad. Årsstämma hålls i mars månad.
Medlem är skyldig att före utsatt datum betala samfällighetsavgiften (f.n. fyra gånger per år).
Medlem är skyldig att lämna uppgift om vattenförbrukning. Detta sker i början av januari varje år.
Medlem är skyldig att följa föreningens trafikskyltar och parkeringspolicy.
Medlem förväntas att efter förmåga delta i vår- och höststädningarna.
Medlem har möjligheten att anmäla sig för olika uppdrag i samfällighetens förvaltning.
STYRELSENS VERKSAMHET
Allmänt
Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av 3-5 ledamöter och 3 suppleanter.
Konstituering av ny styrelse ska ske direkt efter ordinarie stämma. Meddelande om styrelsens sammansättning ska skickas till samfällighetsregistret hos Lantmäteriet (sekreteraren).
Aktuell information för styrelsens verksamhet återfinnes i kallelser och protokoll.
Styrelsens förvaltar samfälligheten i enlighet med vad som bestämts i anläggningsbesluten. Styrelsen ska i sitt arbete tillvarata medlemmarnas intressen. Frågor av villaägarkaraktär ingår inte i styrelsens ansvar.
Styrelsemöten
Ordinarie styrelsemöten hålls normalt varje månad med undantag för mars och juli.
Kallelse
Kallelsen skickas ut per mail till samtliga i styrelsen och för information även till revisorerna.
Protokoll
Protokoll skrivs av sekreteraren och granskas av ordföranden. Protokollet skickas per mail till övriga medlemmar i styrelsen (sekreteraren).
Kassören
Räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari till 31 december.
Kassörens uppgifter omfattar:
Januari, februari: göra bokslut och ekonomiberättelse och överlämna dessa till revisorerna.
Firmatecknare
Styrelsen utser minst 2 firmatecknare vid konstitueringen. Dessa har befogenhet att lägga beställningar och hantera bankärenden.
Beslutsför styrelse kan alltid fungera som firmatecknare.
Inköp av varor och tjänster
Belopp mindre än 500:-. Styrelsemedlem kan göra inköp och därefter lämna kvitto till kassören för utbetalning.
Belopp mer än 500:-. Beslut i styrelsen krävs. Kvitto eller faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare. Därefter utbetalning.
Belopp mer än 10 000:-. Beslut i styrelsen krävs. Ordförande eller annan firmatecknare lägger en skriftlig beställning. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.
Belopp som inte ryms inom budget föres vidare till stämma för beslut. Ordförande eller annan firmatecknare skriver ett kontrakt att undertecknas av båda parter. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.
Inspektion
Efter att större projekt genomförts ska en oberoende inspektion med protokoll genomföras.
Underhållsplan
-
Skötselplan
-
Leverantörsavtal
-
Kundnummer
Elektroskandia 63 058
Sommar- och vinterskötsel
Denna funktion köps för närvarande in från Tingvalla. Styrelsen utser kontaktperson(er) för kontakten med Tingvalla.
Markplanering t.ex. trädfällning, klippning av buskar m.m. ska ske via stämmobeslut.
Sopsystemet
Sopsystemet består av fyra behållare. Dessa töms en gång per vecka förutom på Loviselundsvägen där tömning sker varannan vecka.
Det utförs service och rengöring av sopsystemet 2 (1) gånger per år. Efter service ska ett protokoll erhållas (ordförande). Det finns nycklar for att kunna öppna serviceluckorna.
Soptunnor för matavfall finns på tre ställen.
Fiber-systemet
Fiber-systemet tillhandahåller funktionerna internet, TV-kanaler samt fast telefoni. Fiber-systemet ägs av samfälligheten men underhålls av för närvarande firma Stockholms Stadsnät. Basprogrammet sköts enligt avtal av Sappa.
Förrådet
Färg och lösningsmedel finns i förrådet under sommarhalvåret. Dessa ska förvaras frostfritt från höst-städningen till vår-städningen och lämplig lokal är då Fiber-centralen vid Loviselundsvägen (nyckel har ordförande).
Nycklar till förrådet
Det finns f.n. trettiotvå nycklar till samfällighetens förråd distribuerade av samfällighetens styrelse. Nycklarna ska på begäran kortvarigt kunna lånas ut till övriga samfällighetsmedlemmar. De zonansvariga plus styrelsemedlemmarna disponerar var sin nyckel. Dessa ska efter att annan person övertagit förtroendeuppdraget återlämnas till styrelsen eller lämnas vidare direkt till efterträdaren.
Nya nycklar kan endast beställas med hjälp av ett identitetskort med kodnummer. Låssmeden vill också veta de tidigare nycklarnas numrering. Har man inte nyckelämne på lager hos låssmeden kan det ta några dagar att få dem tillverkade. Safe-Team är en godkänd nyckeltillverkare i närheten. Kortet och nycklarnas nummer bör förvaras tillgängliga i pärm hos styrelsens ordförande.
Hemsidan
På hemsidan finns aktuell information rörande föreningen:
Hemsidans adress ar www.karleksorten.org.
Samfällighetens web-master lägger ut aktuell information på hemsidan. Web-master redigerar innehållet efter behov. Som exempel på information kan nämnas kallelse till stämma, vårstädning, höststädning, akuta händelser m.m.
KONTAKTPERSONERNAS VERKSAMHET
Kontaktpersonerna (tidigare trädgårdsmästarna) väljs av de boende i respektive zon. Styrelsen ska informeras då ny kontaktperson valts.
Kontaktpersonernas uppgifter är att:
STÄMMA
Ordinarie stämma ska i enlighet med stadgarna hållas i mars månad varje år. För detta bokas i första hand Folkets Hus, Riddersviksvägen (sekreteraren).
Valberedning
Valberedningen består av samtliga 12 kontaktpersoner varav 1 person är sammankallande.
Valberedningens uppgift är att efterfråga kandidater till inval i styrelsen inför kommande ordinarie stämma. Vattenavläsningen används som instrument.
Motioner
Motioner till årsmötet ska i enlighet med stadgarna lämnas till styrelsen senast 31 december.
Revisorer
Stämman väljer 2 revisorer och 1 suppleant. Revisorernas uppgift är att granska samfällighetens räkenskaper.
Kassören tillhandahåller i god tid före ordinarie stämma underlag för revisionen.
Ersättningar till styrelse och funktionärer
Stämman har beslutat att ersättningar till styrelsen ska utgå med en summa av ett prisbasbelopp (f.n. 44 800:-). Fördelningen av beloppet beslutar styrelsen om. Dessutom tillkommer ett belopp om 250:- per styrelseledamot för varje deltagande vid styrelsemöten.
Dessutom bjuds alla i styrelsen, eventuell extern funktionär, de tre revisorerna samt web-master på middag i september, företrädesvis på Riddersviks Herrgård.
Kallelse
Kallelse till stämma ska utgå minst 14 dagar före mötet. Kallelsen delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Information läggs även ut på hemsidan (webmaster).
En ekonomisk redogörelse och debiteringslängd bifogas kallelsen.
Protokoll
Protokoll från stämman ska finnas tillgängligt inom 14 dagar. Protokollet skall delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Gamla protokoll förvaras i ett plåtskåp i fibercentralen.
ÅRLIGA AKTIVITETER
Vårstädning
Vår-städningen äger normalt rum näst sista söndagen i april. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen (sekreteraren).
Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp. Sopning av området beställs från Tingvalla till efter städdagen (sekreteraren).
Klockan 13 är det gemensam grillning vid basketplanen.
Höststädning
Höst-städningen äger normalt rum näst sista söndagen i oktober. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen (sekreteraren).
Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp.
Klockan 13 är det gemensam grillning vid basketplanen.
Färger
Garage och staket behöver emellanåt underhållas och bättring-målas. Följande färger brukar då användas:
Röd S4040Y80R.
Grön H3.10.43.
TELEFONNUMMER
Fortum 020-46 00 00
Hässelby Folkets Hus (Per Anjou) 0176 -774 41
Lantmäteriet, 0771-63 63 63
Löwhagen, service av sopsystemet, 08-514 414 51, 070-572 52 59
Ragnsell 0771-88 88 88
Safe-Team (nycklar) 08-89 79 30
Sappa 0774 -444 744
Stockholm Vatten 08-522 120 00
Tingvalla, sommar- och vinterskötsel, 08-580 197 88
Trafikkontoret, tömning av sopsystemet 08-508 466 03
Villaägarna 010-750 01 00
Visma 010-14 11 200
REFERENSER
Stadgar: 1981-08-20 (med ändring 2014-03-24)
Anläggningsbeslut 1 (sektion 1 och 2): 1:32/79 (ursprungligt dokument)
Anläggningsbeslut 2: 2008 - 36157 – 421 (sektion 3 - sopsystemet)
Anläggningslag: SFS 1973:1149 med ändringar
Lag om förvaltning av samfälligheter: SFS 1973:1150 med ändringar
APPENDIX
Grillning på städdagarna (mängd kan vara beroende på väder)
150-200 st korv (eventuellt olika sorter) med bröd
2 senap, en svag och en stark
2 stora ketchup
2 burkar rostad lök
2 burkar Boston-gurka
1 dunk saft
5 kg grill-bricketter (ej grill-kol)
Tändkuddar (ej tändvätska)
Servetter, plastmuggar, sopsäckar