Verksamhetsbeskrivning

VERKSAMHETSBESKRIVNING (2019-06-04)*

ALLMÄNT

Denna arbetsbeskrivning har tagits fram för att tydliggöra arbetet i styrelsen och skapa kontinuitet i verksamheten. Beskrivningen ska uppdateras vid behov.

STADGAR OCH FORMALIA FÖR KÄRLEKSÖRTENS SAMFÄLLIGHETFÖRENING

Adress: Kärleksörtens Samfällighetsförening, Box 5119, 165 12 Hässelby.

Organisationsnummer: 716417–2681.

Kärleksörtens Samfällighetsförening förvaltar gemensamhetsanläggningen Kärleksörten ga:1 och är i sin verksamhet skyldig att följa anläggningsbeslut och stadgar.

Anläggningsbeslutet omfattar:

• Sektion I: Garage, parkeringsytor, vägar, gemensamhetsförråd, trädgårdsanläggningar, tak- och väggstegar, va-ledningar, fiberanläggning, vägbelysning, el-ledningar för gemensamma anläggningar m.m.

• Sektion II: Väg fram till förskolan.

• Sektion III: Sopanläggningen

Fastigheter som ingår i gemensamhetsanläggningen är Kärleksörten 9-118 och 120-123. I sektion II ingår även tomträtten till Kärleksörten 7 (dagiset). Ägarna till ingående fastigheter är medlemmar i samfällighetsföreningen.

Vad som exakt ingår i gemensamhetsanläggningen, vilket område som upplåtits för dessa samt andelstal finns angivet i anläggningsbesluten. Dessa finns att tillgå på samfällighetens hemsida.

Medlemsförteckningen uppdateras årligen av kassören i samband med upprättandet debiteringslängd.

Samfälligheten har en parkeringspolicy godkänd av stämman.

Äldre dokumentation i pappersform förvaras i ett plåtskåp i fiber-centralen. Årsmötesprotokoll äldre än år 2000 finns in-scannade på CD.

Stadgarnas innebörd:

Stadgarna finns att tillgå på samfällighetens hemsida. I korthet är innebörden av stadgarna följande:

Ett stort antal punkter i stadgarna beskriver styrelsens arbete.

Medlem i föreningen är ägare till fastighet som ingår i gemensamhetsanläggningen. Ägaren har rätt att nyttja fibersystem, sopsystem, hemsida, garageplats, parkeringsplats, gång- och cykelvägar, lekplatser och grönområden tillhörande samfälligheten.

Fastigheternas gränser framgår av kartor tillgängliga på hemsidan. Tidigare styrelse har i vissa fall gett fastighetsägare rätt att tills vidare nyttja delar av för samfälligheten upplåtet område. Föreningen har rätt att utan ersättning återta upplåtna markområden.

Medlem blir kallad och har rätt att delta på årsstämma och har där rätt att med en röst per fastighet delta i omröstningar. Medlem har rätt att till årsstämma inlämna motion(er) senast under december månad. Årsstämma hålls i mars månad.

Medlem är skyldig att före utsatt datum betala samfällighetsavgiften (f.n. fyra gånger per år).

Medlem är skyldig att lämna uppgift om vattenförbrukning. Detta sker i början av januari varje år.

Medlem är skyldig att följa föreningens trafikskyltar och parkeringspolicy.

Medlem förväntas att efter förmåga delta i vår- och höststädningarna.

Medlem har möjligheten att anmäla sig för olika uppdrag i samfällighetens förvaltning.

STYRELSENS VERKSAMHET

Allmänt

Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av 3-5 ledamöter och 3 suppleanter.

Konstituering av ny styrelse ska ske direkt efter ordinarie stämma. Meddelande om styrelsens sammansättning ska skickas till samfällighetsregistret hos Lantmäteriet (sekreteraren).

Aktuell information för styrelsens verksamhet återfinnes i kallelser och protokoll.

Styrelsens förvaltar samfälligheten i enlighet med vad som bestämts i anläggningsbesluten. Styrelsen ska i sitt arbete tillvarata medlemmarnas intressen. Frågor av villaägarkaraktär ingår inte i styrelsens ansvar.

Styrelsemöten

Ordinarie styrelsemöten hålls normalt varje månad med undantag för mars och juli.

Kallelse

Kallelsen skickas ut per mail till samtliga i styrelsen och för information även till revisorerna.

Protokoll

Protokoll skrivs av sekreteraren och granskas av ordföranden. Protokollet skickas per mail till övriga medlemmar i styrelsen (sekreteraren).

Kassören

Räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari till 31 december.

Kassörens uppgifter omfattar:

• betalning av räkningar, försäkringar, banklån, debitering av medlemsavgifter (4 gånger per år), utdelning av avier samt eventuella påminnelser m.m.
• Se till att alla avläsningar av vattenförbrukningen lämnats in (januari) och att beräkna vad varje fastighetsägare ska betala.

Januari, februari: göra bokslut och ekonomiberättelse och överlämna dessa till revisorerna.

Firmatecknare

Styrelsen utser minst 2 firmatecknare vid konstitueringen. Dessa har befogenhet att lägga beställningar och hantera bankärenden.

Beslutsför styrelse kan alltid fungera som firmatecknare.

Inköp av varor och tjänster

Belopp mindre än 500:-. Styrelsemedlem kan göra inköp och därefter lämna kvitto till kassören för utbetalning.

Belopp mer än 500:-. Beslut i styrelsen krävs. Kvitto eller faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare. Därefter utbetalning.

Belopp mer än 10 000:-. Beslut i styrelsen krävs. Ordförande eller annan firmatecknare lägger en skriftlig beställning. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.

Belopp som inte ryms inom budget föres vidare till stämma för beslut. Ordförande eller annan firmatecknare skriver ett kontrakt att undertecknas av båda parter. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.

Inspektion

Efter att större projekt genomförts ska en oberoende inspektion med protokoll genomföras.

Underhållsplan

-

Skötselplan

-

Leverantörsavtal

-

Kundnummer

Elektroskandia 63 058

Sommar- och vinterskötsel

Denna funktion köps för närvarande in från Tingvalla. Styrelsen utser kontaktperson(er) för kontakten med Tingvalla.

Markplanering t.ex. trädfällning, klippning av buskar m.m. ska ske via stämmobeslut.

Sopsystemet

Sopsystemet består av fyra behållare. Dessa töms en gång per vecka förutom på Loviselundsvägen där tömning sker varannan vecka.

Det utförs service och rengöring av sopsystemet 2 (1) gånger per år. Efter service ska ett protokoll erhållas (ordförande). Det finns nycklar for att kunna öppna serviceluckorna.

Soptunnor för matavfall finns på tre ställen.

Fiber-systemet

Fiber-systemet tillhandahåller funktionerna internet, TV-kanaler samt fast telefoni. Fiber-systemet ägs av samfälligheten men underhålls av för närvarande firma Stockholms Stadsnät. Basprogrammet sköts enligt avtal av Sappa.

Förrådet

Färg och lösningsmedel finns i förrådet under sommarhalvåret. Dessa ska förvaras frostfritt från höst-städningen till vår-städningen och lämplig lokal är då Fiber-centralen vid Loviselundsvägen (nyckel har ordförande).

Nycklar till förrådet

Det finns f.n. trettiotvå nycklar till samfällighetens förråd distribuerade av samfällighetens styrelse. Nycklarna ska på begäran kortvarigt kunna lånas ut till övriga samfällighetsmedlemmar. De zonansvariga plus styrelsemedlemmarna disponerar var sin nyckel. Dessa ska efter att annan person övertagit förtroendeuppdraget återlämnas till styrelsen eller lämnas vidare direkt till efterträdaren.

Nya nycklar kan endast beställas med hjälp av ett identitetskort med kodnummer. Låssmeden vill också veta de tidigare nycklarnas numrering. Har man inte nyckelämne på lager hos låssmeden kan det ta några dagar att få dem tillverkade. Safe-Team är en godkänd nyckeltillverkare i närheten. Kortet och nycklarnas nummer bör förvaras tillgängliga i pärm hos styrelsens ordförande.

Hemsidan

På hemsidan finns aktuell information rörande föreningen:

• styrelse och kontaktpersoner
• TV-kanaler
• husritningar
• karta med zonindelning
• information för nyinflyttade
• anläggningsbeslut och stadgar för föreningen
• parkeringspolicy.

Hemsidans adress ar www.karleksorten.org.

Samfällighetens web-master lägger ut aktuell information på hemsidan. Web-master redigerar innehållet efter behov. Som exempel på information kan nämnas kallelse till stämma, vårstädning, höststädning, akuta händelser m.m.

KONTAKTPERSONERNAS VERKSAMHET

Kontaktpersonerna (tidigare trädgårdsmästarna) väljs av de boende i respektive zon. Styrelsen ska informeras då ny kontaktperson valts.

Kontaktpersonernas uppgifter är att:

• Hälsa nyinflyttade välkomna och informera om Kärleksörtens
  Samfällighetsförenings anläggningsbeslut.
• Planera och informera inför städdagarna.
• Läsa av vattenmätarna i respektive zon vid årsskiftet och rapportera till kassören.
• Ingå i valberedningen.

STÄMMA

Ordinarie stämma ska i enlighet med stadgarna hållas i mars månad varje år. För detta bokas i första hand Folkets Hus, Riddersviksvägen (sekreteraren).

Valberedning

Valberedningen består av samtliga 12 kontaktpersoner varav 1 person är sammankallande.
Valberedningens uppgift är att efterfråga kandidater till inval i styrelsen inför kommande ordinarie stämma. Vattenavläsningen används som instrument.

Motioner

Motioner till årsmötet ska i enlighet med stadgarna lämnas till styrelsen senast 31 december.

Revisorer

Stämman väljer 2 revisorer och 1 suppleant. Revisorernas uppgift är att granska samfällighetens räkenskaper.

Kassören tillhandahåller i god tid före ordinarie stämma underlag för revisionen.

Ersättningar till styrelse och funktionärer

Stämman har beslutat att ersättningar till styrelsen ska utgå med en summa av ett prisbasbelopp (f.n. 44 800:-). Fördelningen av beloppet beslutar styrelsen om. Dessutom tillkommer ett belopp om 250:- per styrelseledamot för varje deltagande vid styrelsemöten.

Dessutom bjuds alla i styrelsen, eventuell extern funktionär, de tre revisorerna samt web-master på middag i september, företrädesvis på Riddersviks Herrgård.

Kallelse

Kallelse till stämma ska utgå minst 14 dagar före mötet. Kallelsen delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Information läggs även ut på hemsidan (webmaster).

En ekonomisk redogörelse och debiteringslängd bifogas kallelsen.

Protokoll

Protokoll från stämman ska finnas tillgängligt inom 14 dagar. Protokollet skall delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Gamla protokoll förvaras i ett plåtskåp i fibercentralen.

ÅRLIGA AKTIVITETER

Vårstädning

Vår-städningen äger normalt rum näst sista söndagen i april. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen (sekreteraren).

Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp. Sopning av området beställs från Tingvalla till efter städdagen (sekreteraren).

Klockan 13 är det gemensam grillning vid basketplanen.

Höststädning

Höst-städningen äger normalt rum näst sista söndagen i oktober. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen (sekreteraren).

Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp.

Klockan 13 är det gemensam grillning vid basketplanen.

Färger

Garage och staket behöver emellanåt underhållas och bättring-målas. Följande färger brukar då användas:

Röd S4040Y80R.

Grön H3.10.43.

TELEFONNUMMER

Fortum 020-46 00 00

Hässelby Folkets Hus (Per Anjou) 0176 -774 41

Lantmäteriet, 0771-63 63 63

Löwhagen, service av sopsystemet, 08-514 414 51, 070-572 52 59

Ragnsell 0771-88 88 88

Safe-Team (nycklar) 08-89 79 30

Sappa 0774 -444 744

Swedbank 0771-22 11 22

Stockholm Vatten 08-522 120 00

Tingvalla, sommar- och vinterskötsel, 08-580 197 88

Trafikkontoret, tömning av sopsystemet 08-508 466 03

Villaägarna 010-750 01 00

Visma 010-14 11 200

REFERENSER

Stadgar: 1981-08-20 (med ändring 2014-03-24)

Anläggningsbeslut 1 (sektion 1 och 2): 1:32/79 (ursprungligt dokument)

Anläggningsbeslut 2: 2008 - 36157 – 421 (sektion 3 - sopsystemet)

Anläggningslag: SFS 1973:1149 med ändringar

Lag om förvaltning av samfälligheter: SFS 1973:1150 med ändringar

APPENDIX

Grillning på städdagarna (mängd kan vara beroende på väder)

150-200 st korv (eventuellt olika sorter) med bröd

2 senap, en svag och en stark

2 stora ketchup

2 burkar rostad lök

2 burkar Boston-gurka

1 dunk saft

5 kg grill-bricketter (ej grill-kol)

Tändkuddar (ej tändvätska)

Servetter, plastmuggar, sopsäckar