Inloggning till Forum
Intressanta webblänkar

Hur fungerar Kärleksörtens samfällighetsförening? Läs här i Verksamhetsbeskrivningen.

VERKSAMHETSBESKRIVNING med ÖVRIG INFORMATION

ALLMÄNT

Detta dokument har tagits fram för att beskriva hur samfälligheten fungerar och för att beskriva arbetet i styrelsen. Beskrivningen ska uppdateras snarast då förändring har skett.

Adress: Kärleksörtens Samfällighetsförening, Box 5119, 165 12 Hässelby.

Organisationsnummer: 716417–2681

STADGAR OCH FORMALIA FÖR KÄRLEKSÖRTENS SAMFÄLLIGHETFÖRENING

Kärleksörtens Samfällighetsförening förvaltar gemensamhetsanläggningen Kärleksörten ga:1 och är i sin verksamhet skyldig att följa anläggningsbeslut och stadgar.

Anläggningsbeslutet omfattar:

  • Sektion I: Garage, parkeringsytor, vägar, gemensamhetsförråd, trädgårdsanläggningar, tak- och väggstegar, va-ledningar, fiberanläggning, vägbelysning, el-ledningar för gemensamma anläggningar m.m.
  • Sektion II: Väg fram till förskolan.
  • Sektion III: Sopanläggningen

Fastigheter som ingår i gemensamhetsanläggningen är Kärleksörten 9-118 och 120-123. I sektion II ingår även tomträtten till Kärleksörten 7 (dagiset). Ägarna till ingående fastigheter är medlemmar i samfällighetsföreningen.

Vad som exakt ingår i gemensamhetsanläggningen, vilket område som upplåtits för dessa samt andelstal finns angivet i anläggningsbesluten. Dessa finns att tillgå på samfällighetens hemsida.

Medlemsförteckningen uppdateras årligen av kassören i samband med upprättandet debiteringslängd.

Samfälligheten har en parkeringspolicy godkänd av stämman.

Äldre dokumentation i pappersform förvaras i ett plåtskåp i fiber-centralen. Årsmötesprotokoll äldre än år 2000 finns in-scannade på CD.

Stadgarnas innebörd:

Stadgarna finns att tillgå på samfällighetens hemsida. I korthet är innebörden av stadgarna följande:

Ett stort antal punkter i stadgarna beskriver styrelsens arbete.

Medlem i föreningen är ägare till fastighet som ingår i gemensamhetsanläggningen. Ägaren har rätt att nyttja fibersystem, sopsystem, hemsida, garageplats, parkeringsplats, gång- och cykelvägar, lekplatser och grönområden tillhörande samfälligheten.

Fastigheternas gränser framgår av kartor tillgängliga på hemsidan. Tidigare styrelse har i vissa fall gett fastighetsägare rätt att tills vidare nyttja delar av för samfälligheten upplåtet område. Föreningen har rätt att utan ersättning återta upplåtna markområden.

Medlem blir kallad och har rätt att delta på årsstämma och har där rätt att med en röst per fastighet delta i omröstningar. Medlem har rätt att till årsstämma inlämna motion(er) senast under december månad. Årsstämma hålls i mars månad.

Medlem är skyldig att före utsatt datum betala samfällighetsavgiften (f.n. fyra gånger per år).

Medlem är skyldig att lämna uppgift om vattenförbrukning. Detta sker i början av januari varje år.

Medlem är skyldig att följa föreningens trafikskyltar och parkeringspolicy.

Medlem förväntas att efter förmåga delta i vår- och höststädningarna.

Medlem har möjligheten att anmäla sig för olika uppdrag i samfällighetens förvaltning.

STYRELSENS VERKSAMHET

Allmänt

Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av 3-5 ledamöter och 3 suppleanter.

Omedelbart efter ordinarie stämma dvs. årsmöte ska konstituering av ny styrelse ske, firmatecknare utses samt fördelning av ansvarsområden. Meddelande om styrelsens sammansättning ska skickas till samfällighetsregistret hos Lantmäteriet (sekreteraren).

Aktuell information om styrelsens verksamhet återfinnes i kallelser och protokoll.

Styrelsens förvaltar samfälligheten i enlighet med vad som bestämts i anläggningsbesluten. Styrelsen ska i sitt arbete tillvarata medlemmarnas intressen. Frågor av villaägarkaraktär ingår inte i styrelsens ansvar.

Styrelsemöten

Ordinarie styrelsemöten hålls normalt varje månad med undantag för mars och juli. Nedan beskrivs arbetsuppgifterna för särskilda roller i styrelsen.

Ordförande

Ordförandes arbetsuppgifter omfattar följande aktiviteter:

  • vara ordförande för styrelsemöten och årsmöten
  • efter beslut av styrelsen eller årsstämman skriva avtal med aktörer som tillhandahåller el, trädgårdsskötsel, internet med ip-telefoni, ip-tv, vatten och avlopp, sophantering
  • efter beslut av styrelse eller årsstämma skriva avtal om andra särskilda uppdrag som rör det gemensamt ägda (garage, hängrännor, avlopp,lekplatser, parkeringsplatser, belysningsstolpar etc.
  • skicka ut kallelser per email med dagordning för styrelsemöten till samtliga i styrelsen och för information även till revisorerna
  • ta fram förslag till dagordning för årsmötet
  • lägga samman årsmötesprotokollet med årsredovisning, verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse och debiteringslängd
  • skicka dessa dokumenten till tryckning
  • signera alla protokoll tillsammans med sekreteraren
  • samla in aktiviteter för vårens och höstens städdagar
  • ta fram kallelse med städdagens aktiviteter i form av broschyr/papper
  • utse person som tar hand om korvgrillningen inför kommande städdag
  • tillse att snöröjning utförs enligt avtal med Tingvalla
  • förvara nycklar till elskåp, trädgårdsförråd mm.

Kassören

Kassörens arbetsuppgifter omfattar följande aktiviteter:

  • betala av räkningar, försäkringar, banklån, debitering av medlemsavgifter (4 gånger per år),
  • se till att alla avläsningar av hushållens vattenförbrukningen lämnats in (januari) och att beräkna vad varje fastighetsägare ska betala
  • författa text på betalningsavier för inbetalning av samfällighetsavgiften
  • dela ut avier til alla hushåll för samf'ällighetsavgiften samt eventuella påminnelser m.m.
  • beställa fastighetsägarförteckning från Lantmäteriet
  • ansvara för verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, debiteringslängd
  • januari, februari: göra bokslut med årsredovisning och ekonomiberättelse samt överlämna dessa till revisorerna
  • inhämta eventuella revisionssynpunkter från revisorn
  • ta fram en underhållsplan
  • boka containrar till städdagarna

Räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari till 31 december

Sekreteraren

  • skriva protokoll från styrelsemöten som skickas till styrelsen efter granskning av ordföranden
  • efter granskning av ordföranden och eventuell korrigering skicka det per mail till medlemmarna i styrelsen
  • skicka email med kallelse till årsmöten och städdagar till alla hushåll
  • boka årsmöteslokal i Folkets hus i god tid (f.n. tel 0761617189) och hämta nyckel hos den som hanterar bokningen
  • fysiskt dela ut kallelse till årsmöte tillsammans med årsmöteshandlingar till alla hushåll i deras brevlådor
  • skriva årsmötesprotokoll och dela ut det fysiskt i alla brevlådor
  • publicera årsmöteshandlingarna inklusive protokollet på hemsidan
  • signera alla protokoll tillsammans med ordföranden
  • göra anmälan till Lantmäteriets samfällighetsregister genom att fylla i blankett Samfällighetsföreningsregistret, anmälan till (pdf)www.lantmäteriet.se
    för att meddela styrelseändringar, firmatecknare, stadgeändringar, fusion och upplösning (styrelseändringar gäller ny- eller omval av styrelseledamöter och deras postadresser)
  • skriv ut och skicka ifylld blankett med posten till Lantmäteriet efter varje föreningsstämma (årsmöte) så att registeruppgifterna är aktuella.t.ex.
  • skicka ut email till hela samfälligheten ang. avbrott och störningar i viktig infrastruktur t.ex. internet, tv, telefoni, vatten, avlopp etc.
  • se till att kallelse till städdagar delas ut i alla brevlådor

Ansvarig för hemsidan - webbmaster

Sekreteraren är från nov. 2018, då ny hemsida togs i bruk, även webbmaster dvs. ansvarig för vår hemsida karleksorten.org som omfattar följande arbetsuppgifter:

  • vara administratör med behörighet "admin" för webbplatsen/hemsidan karleksorten.org
  • uppdatera viktig information på första sidan
  • publicera ny information under menyval "Aktuellt"
  • publicera nya dokument, uppdatera tidigare versioner av dokument under menyval "Dokument"
  • administrera medlemsregistret
  • hålla en emaillista över boende aktuell
  • ta emot och besvara meddelanden till styrelsen via menyval "Kontakta oss"
  • hantera systemunderhållet av hemsidan och fel i systemet genom kontakt med leverantören Wikinggruppen. Kontaktuppgifter för support: E-post: support@wikinggruppen.se
  • ta lokal backup som extra säkerhet till den backup som tas av webbhotellet Wikinggruppen
  • hantera domännamn och emailkonton hos Loopia
  • vid byte av systemadministratör (admin) måste aktuell admin tilldela adminbehörighet i medlemslistan för den nya administratörens epostadress.

Vid frågor och problem med webbsystemet kontakta: 0650-757 59 (Växel), begär att få tala med experten på FSY-system f.n. Kenneth Dolk.

Garage-, parkering- och förrådsansvarig

Arbetsuppgifterna omfattar följande aktiviteter:

  • hålla en allmän uppsikt över garagens status och belysning samt notera behov av reparation och underhåll
  • beställa målning av parkeringsrutor vid behov
  • sätta fast ett meddelande på vindrutan på felparkerat fordon med uppmaning att tala med berört hushåll att anmäla fordonets registreringsnummer genom menyval ”Kontakta oss” på hemsidan
  • om obehörigen parkerat fordon inte anmäls inom rimlig tid ska det anmälas till vårt parkeringsbolag
  • hålla en viss ordning i trädgårdsförrådet
  • notera behov av nya lampor till garage och stolpar
  • inhandla LED-lampor, säckar, klottermedel och annat efter behov
  • samla information inför städdagarna
  • ta emot synpunkter från medlemmar i samfälligheten

Trädgårdsansvarig

Har hand om frågor som rör gräsmattor, träd och buskar och i samråd med aktuell trädgårdsentreprenör organisera beskärning, nyplantering, borttag av växtlighet.

  • se till underhåll och skötsel av växtlighet i samråd med aktuell entreprenör
  • se till att asfaltskador lagas genom offertförfrågan till extern firma
  • se till att kantstenar lagas genom offertförfrågan till extern firma
  • inhandla färg och penslar samt nödvändiga trädgårdsverktyg inför arbete på städdagar
  • inhandla växter styrelsen beslutat köpa inför städdagar.
  • handha frågor och synpunkter från medlemmarna i trädgårdsfrågor

Revisor

Revisorn har följande uppgifter:

  • granska räkenskaperna och skriva revisionsrapport som lämnas till ordföranden innan årsmötet
  • läsa upp revisionsrapporten på årsmötet och svara på frågor om räkenskaperna från mötesdeltagar

Firmatecknare

Styrelsen utser minst 2 firmatecknare vid konstitueringen. Dessa har befogenhet att lägga beställningar och hantera bankärenden.

Beslutsför styrelse kan alltid fungera som firmatecknare.

Inköp av varor och tjänster

Belopp mindre än 500:-. Styrelsemedlem kan göra inköp och därefter lämna kvitto till kassören för utbetalning.

Belopp mer än 500:-. Beslut i styrelsen krävs. Kvitto eller faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare. Därefter utbetalning.

Belopp mer än 10 000:-. Beslut i styrelsen krävs. Ordförande eller annan firmatecknare lägger en skriftlig beställning. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.

Belopp som inte ryms inom budget föres vidare till stämma för beslut. Ordförande eller annan firmatecknare skriver ett kontrakt att undertecknas av båda parter. Faktura attesteras av ordförande eller annan firmatecknare.

Försäkringsbolag

Länsförsäkringar Stockholm

Inspektion

Efter att större projekt genomförts ska en oberoende inspektion med protokoll genomföras.

Underhållsplan

Skötselplan

Leverantörsavtal

Sommar- och vinterskötsel av växtlighet och gemensamma ytor

Denna funktion köps för närvarande in från Tingvalla Mark AB. Styrelsen utser kontaktperson(er) för kontakten med Tingvalla.

Markplanering t.ex. trädfällning, klippning av buskar m.m. ska ske via stämmobeslut.

Sopsystemet

Sopsystemet består av fyra behållare. Dessa töms en gång per vecka förutom på Loviselundsvägen där tömning sker varannan vecka.
Det utförs service och rengöring av sopsystemet 2 (1) gånger per år. Efter service ska ett protokoll erhållas (ordförande). Det finns nycklar for att kunna öppna serviceluckorna. Avgiften för sophantering ingår i samfällighetsavgiften.

Soptunnor för matavfall finns på tre ställen.

Fiber-systemet med internet, ip-tv och ip-telefoni
Fiber-systemet ägs av samfälligheten och tillhandahåller funktionerna internet, TV-kanaler samt fast telefoni. Fiber-systemet underhålls för närvarande av Stockholms Stadsnät som också, via en Gigabitswitch i en del av ett garage i vårt område, är vår anslutning mot omvärlden för att förmedla internet, ip-tv och ip-telefoni.

IP-tv levereras enligt avtal av Sappa enligt 3-årsavtal sen mars -20 som kostar 89 kr per månad och fastighet. Alla boende får initialt BAS-utbudet på ett 20-tal kanaler. IP-telefoni levereras av Stockholm Stadsnät.

IP-telefoni levereras av Stockholm Stadsnät. Bindningstiden på avtalet skrivet okt. 20 är på 3 år och kostar 109 kr per fastighet och månad. Dessa kostnader ingår i samfällighetsavgiften.

Förrådet

Färg och lösningsmedel finns i förrådet under sommarhalvåret. Dessa ska förvaras frostfritt från höst-städningen till vår-städningen och lämplig lokal är då Fiber-centralen vid Loviselundsvägen (nyckel har ordförande).

Nycklar till förrådet

Det finns f.n. trettiotvå nycklar till samfällighetens förråd distribuerade av samfällighetens styrelse. Nycklarna ska på begäran kortvarigt kunna lånas ut till övriga samfällighetsmedlemmar. De zonansvariga plus styrelsemedlemmarna disponerar var sin nyckel. Dessa ska efter att annan person övertagit förtroendeuppdraget återlämnas till styrelsen eller lämnas vidare direkt till efterträdaren.

Nya nycklar kan endast beställas med hjälp av ett identitetskort med kodnummer. Låssmeden vill också veta de tidigare nycklarnas numrering. Har man inte nyckelämne på lager hos låssmeden kan det ta några dagar att få dem tillverkade. Safe-Team är en godkänd nyckeltillverkare i närheten. Kortet och nycklarnas nummer bör förvaras tillgängliga i pärm hos styrelsens ordförande.

Hemsidan

På hemsidan finns aktuell information rörande föreningen:

  • verksamhetsbeskrivning
  • styrelse och kontaktpersoner
  • TV-kanaler
  • husritningar
  • karta med zonindelning
  • information för nyinflyttade
  • anläggningsbeslut och stadgar för föreningen
  • parkeringspolicy

Hemsidans adress är: karleksorten.org

Samfällighetens webmaster lägger ut aktuell information på hemsidan. Webmaster redigerar innehållet efter behov. Som exempel på information kan nämnas kallelse till stämma, vårstädning, höststädning, akuta händelser m.m.

Leverantören av bassystemet för Kärleksörtens webbplats skriver följande:

Denna webbplats är baserad på Wikinggruppens FSY system. FSY ger din förening en färdig hemsida som samtidigt fungerar som en administrations och kommunikations central. Föreningen får enkel administration som kan utföras av flera i föreningen, en mängd inbyggda funktioner och snabb informationsspridning till föreningens medlemmar.Kort sagt en kombination av ett CMS system, dvs en webbplats där du kan styra och uppdatera innehållet helt själv, med ett flertal smarta funktioner som en förening kan tänkas behöva och ha nytta av, allt enkelt hanterat via en bakomliggande kontrollpanel. Systemet passar därför till många olika typer av föreningar, tex vägförening, bostadsrättsförening och samfällighetsförening.

KONTAKTPERSONERNAS VERKSAMHET

Kontaktpersonerna (tidigare trädgårdsmästarna) väljs av de boende i respektive zon. Styrelsen ska informeras då ny kontaktperson valts.
Kontaktpersonernas uppgifter är att:

  • Hälsa nyinflyttade välkomna och informera om Kärleksörtens
    Samfällighetsförenings anläggningsbeslut.
  • Planera och informera inför städdagarna.
  • Läsa av vattenmätarna i respektive zon vid årsskiftet och rapportera till kassören.
  • Ingå i valberedningen till styrelsen.

STÄMMA

Ordinarie stämma ska i enlighet med stadgarna hållas i mars månad varje år. För detta bokas i första hand Folkets Hus, Riddersviksvägen av sekreteraren.

Valberedning

Valberedningen består av samtliga 12 kontaktpersoner varav 1 person är sammankallande.
Valberedningens uppgift är att efterfråga kandidater till inval i styrelsen inför kommande ordinarie stämma.

Motioner

Motioner till årsmötet ska i enlighet med stadgarna lämnas till styrelsen senast 31 december.

Revisorer

Stämman väljer 2 revisorer och 1 suppleant. Revisorernas uppgift är att granska samfällighetens räkenskaper.

Kassören tillhandahåller i god tid före ordinarie stämma underlag för revisionen.

Ersättningar till styrelse och funktionärer

Stämman har beslutat att ersättningar till styrelsen ska från och med verksamhetsåret 2020 -2021 utgå med en summa av två prisbasbelopp. Fördelningen av beloppet beslutas av styrelsen. Utöver detta erhåller styrelsemedlem 300 kr i arvode för varje deltagande i styrelsemöte. Stämman har även beslutat att ordinarie revisorer erhåller ett årsarvode vardera på 1000 kr.
Dessutom bjuds alla i styrelsen, eventuell extern funktionär, de tre revisorerna på middag i september, företrädesvis på Riddersviks Herrgård.

Kallelse

Kallelse till stämma/årsmöte ska utgå minst 14 dagar före mötet. Kallelsen delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Information läggs även ut på hemsidan (webmaster).

En ekonomisk redogörelse och debiteringslängd bifogas kallelsen.

Protokoll

Protokoll från stämman ska finnas tillgängligt inom 14 dagar. Protokollet skall delas ut i brevlådorna till samtliga fastigheter. Gamla protokoll förvaras i ett plåtskåp i fibercentralen.

ÅRLIGA AKTIVITETER

Vårstädning

Vår-städningen äger normalt rum näst sista söndagen i april. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen av sekreteraren.
Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp. Sopning av området beställs från Tingvalla till efter städdagen av sekreteraren.

Klockan 13 är det gemensam grillning vid lekplatsen utanför förskolan mitt i området.

Höststädning

Höst-städningen äger rum i september. Information mailas ut till hushållen 1 vecka före städdagen av sekreteraren. Containrar beställs i förväg (sekreteraren) och skyltar sätts upp.

Klockan 13 är det gemensam grillning vid lekplatsen utanför förskolan mitt i området.

REFERENSER

Stadgar: 1981-08-20 (med ändring 2014-03-24)

Anläggningsbeslut 1 (sektion 1 och 2): 1:32/79 (ursprungligt dokument)

Anläggningsbeslut 2: 2008 - 36157 – 421 (sektion 3 - sopsystemet)

Anläggningslag: SFS 1973:1149 med ändringar

Lag om förvaltning av samfälligheter: SFS 1973:1150 med ändringar

ÖVRIG INFORMATION FÖR BEDRIVANDE AV VERKSAMHETEN

Uppdaterad 2021-08-25

Allmänt

I detta dokument återfinns allmän och praktisk information för styrelsens bedrivande av samfällighetens verksamhet. Dokumentet uppdateras vid behov.

Färger

Garage RÖD 316 Faluröd

Garage BRUN S7010-Y70R

Garage LJUSGRÅ S2500-N; alternativ P2143 STEAM 13

Cement-ringar MÖRKGRÖN S8010-B90G

Staket GRÖN S5005-G50Y

Lampor

Lampa för garage och stolpar: LED, 11W, 1 055lm, cold white 6 500K, sockel E27.

Kåpa till garage-utebelysning har nummer 77 99 11 från Elektroskandia, vit, svarta kåpor finns inte längre.

Telefonnummer

Stockholms Stadsnät 08-501 220 00

Sappa 0774-444 744

Ellevio 0771-53 53 00

Stockholm Vatten och Avlopp, hantering och tömning av sopsystemet samt tömning av kompostbehållare 08-522 120 00

Hässelby Folkets Hus (Ulla) 076-127 80 40

Lantmäteriet 0771-63 63 63

Löwhagen, service av sopsystemet 08-514 414 51, 070-572 52 59

Länsparkerings Bevakning AB 08-735 60 20

Ragnsells 0771-88 88 88

Safe-Team (nycklar) 08-89 79 30

Tryckeri: Färgtryckarn Sverige AB,

Fakturavägen 3, 175 62 Järfälla 08 - 27 31 50

Solna Trafiklinjer AB 070-527 96 55

Swedbank 0771-22 11 22

Tingvalla Mark AB 08-580 197 88

Villaägarna 010-750 01 00

Visma 010-14 11 200

Leverantörsavtal

Sappa, leverantör av TV

Stockholms stadsnät, leverantör av Internetanslutning och IP-telefoni

Kundnummer

Elektroskandia: 63 058

Grillning på städdagarna (mängd kan vara beroende på väder)

150-200 st korv (eventuellt olika sorter) med bröd

2 senap, en svag och en stark

2 stora ketchup

2 burkar rostad lök

2 burkar Boston-gurka

1 dunk saft

5 kg grill-bricketter (ej grill-kol)

Tändkuddar (ej tändvätska)

Servetter, plastmuggar, sopsäckar

  Den här webbplatsen använder cookies för att alla funktioner och tjänster ska fungera, samt förbättra användarvänligheten.